Die Fachhochschule und die Grundbuchautomation

Vom Papiergrundbuch zur Pixeldatei

Bereits im Jahr 1991 wurde die Fachhochschule in die Grundbuchautomation eingebunden. In NRW begann sie mit der Einführung einer UNIX-basierten Software namens „SOLUM“ bei den Amtsgerichten Düren und Bielefeld. Beteiligt an dieser Einführung waren die damaligen Kollegen Bernhard Gutschmidt, Heinz Heck, Ulrich Höppner und Robert Ramm, deren Aufgabe unter anderem die Schulung der Grundbuchmitarbeiter sowie deren Betreuung in der Einführungsphase war.

Im Jahr 1995 erhielt die Fachhochschule vom Justizministerium den Auftrag, die Pilotierung eines anderen Grundbuchverfahrens namens „FOLIA“ bei vier Testgerichten in NRW vorzubereiten und durchzuführen. Im Gegensatz zu SOLUM handelte es sich bei FOLIA um eine zu dieser Zeit modernere Windows-basierte Anwendung, die zunächst für die Justiz in Baden-Württemberg entwickelt wurde. Ziel der Pilotierung in NRW war ein Vergleich der beiden Softwarelösungen.

Wenige Monate zuvor – im August 1994 – hatte ich von der Staatsanwaltschaft Bonn zur Fachhochschule gewechselt, und zwar für – wie man damals sagte – „ADV-Tätigkeiten“. Und so wurde ich Mitglied der FOLIA-Arbeitsgruppe an der FHR NRW. Zusammen mit den Kollegen Hans-Jörg Delhaes, Bernhard Gutschmidt, Heinz Heck, Robert Ramm und Fred Telschow erstellten wir unter der Leitung von RiOLG Ulrich Höppner die fachlichen Vorgaben für die Anpassung und Weiterentwicklung der Software, führten deren Installation an der Fachhochschule durch und testeten die Versionen, die uns der Softwarehersteller zur Verfügung stellte. Neben Baden-Württemberg war auch schon bald die Justiz Schleswig-Holsteins auf FOLIA aufmerksam geworden. Nun galt es, die bereits bestehende Software auf die Bedürfnisse dieser drei Länder anzupassen.

Im Lauf der Zeit wurde schnell klar, dass Daten, die die Katasterämter infolge der Mitteilungen nach § 55 GBO über Flurstücke und Eigentümer speicherten, extrem hilfreich für die Speisung der FOLIA-Datenbank sein würden. Daher sollte eine Schnittstelle implementiert werden, die einerseits für das jeweilige Grundbuchamt einen Grunddatenbestand (Grundbücher – Grundstücke – Flurstücke – Eigentümer) einlesen konnte und andererseits geänderte Daten nach erfolgten Grundbucheintragungen wieder an die Katasterämter übermittelte. Die Betreuung dieser Schnittstelle und – zusammen mit Heinz Heck – die Systemverwaltung wurden zu meinen Schwerpunkten in der FOLIA-Arbeitsgruppe.

Mitte 1996 fanden dann die ersten Schulungen für die Bediensteten der Pilotgerichte statt. Unsere Arbeitsgruppe bereitete damit sowohl die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den Grundbuchämtern selbst, wie auch die Systemverwalter und Systemverwalterinnen vor Ort auf Ihre neue, tägliche Arbeit mit dem Verfahren FOLIA vor. Eine zentrale Systemadministration – wie sie heutzutage durch den ITD stattfindet – gab es zu dieser Zeit noch nicht. Die erste Installation „außer Haus“ haben wir im November 1996 erfolgreich abschließen können, sodass das Amtsgericht Siegburg am 4. November 1996 als erstes Gericht in NRW seine Arbeit mit FOLIA aufnehmen konnte. In der Anfangsphase war für ca. 4 Wochen stets ein Teil unserer FOLIA-Arbeitsgruppe vor Ort, um bei etwaigen Schwierigkeiten sofort Hilfestellung zu leisten.

In der Folgezeit kam FOLIA auch in drei weiteren Pilotgerichten zum Einsatz, und zwar in den Amtsgerichten Siegen, Minden-Lübbecke und Duisburg. Die Pilotierung zeigte, dass es sich bei FOLIA um eine Software handelte, die nach einer kurzen Einarbeitungszeit eine gute Unterstützung bei der Bearbeitung des Grundbuchpensums bieten konnte und zu Erledigungszeiten von unter einer Woche führte.

Doch nicht nur FOLIA wurde in den Folgejahren weiterentwickelt, sondern auch die zuerst getestete Software SOLUM. Die beiden Lösungen wurden Konkurrenzprodukte. Die FOLIA-Arbeitsgruppe der Fachhochschule erhielt daher 1997 den Auftrag, auch die Weiterentwicklung „SOLUM II“ mit der Archivierungskomponente „SOLUM-STAR“ zu testen. Anders als FOLIA und die Vorgängerversion SOLUM, die noch auf Eintragungen in das Papiergrundbuch ausgerichtet waren, handelte es sich bei SOLUM-STAR um eine Lösung, die erstmals rein elektronische Grundeintragungen ermöglichte. Dazu wurden die Grundbuchblätter eines gesamten Amtsgerichts vor Einsatz der Software vollständig eingescannt und als Bilddateien abgelegt. Neueintragungen fanden nun digital statt und ergänzten das eingescannte Bild. Die Grundbuchblätter wurden überflüssig.

Der Test zeigte, dass auch diese Softwarelösung grundsätzlich brauchbar war, aber dennoch eine Anpassung an nordrhein-westfälische Bedürfnisse erforderte. Unter anderem erhielt ich hier den Auftrag, in einem Fachkonzept die besonderen Anforderungen zum Datenaustausch zwischen Grundbuch und Katasteramt zu beschreiben. Ergebnis nach ca. drei Monaten war ein umfangreiches Werk, dass in der Folgezeit auch in anderen Bundesländern Interesse fand.

Auch die Folgejahre (1999 bis 2002) standen weiter im Zeichen von FOLIA: Die Software wurde nicht nur weiterentwickelt, sondern fand auch in immer mehr Amtsgerichten ihren Einsatz. Auch wenn im Jahr 2000 seitens des Justizministeriums NRW beschlossen wurde, sich nicht der durch Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein forcierten Weiterentwicklung eines FOLIA-basierten Datenbankgrundbuchs anzuschließen, sondern in Zukunft stattdessen SOLUM II / SOLUM-STAR in den Grundbuchämtern einzusetzen, wurde FOLIA letztlich in über 50 Grundbuchämtern NRWs als Übergangslösung genutzt. Unsere Aufgaben veränderten sich über die Jahre: Wir waren nun nicht mehr diejenigen, die vor Ort installierten und die Anwender schulten und betreuten. Stattdessen bildeten wir Multiplikatoren aus, die ihr erworbenes Wissen in den Behörden weitergaben. Zur Betreuung wurde an der Fachhochschule jedoch eine Hotline eingerichtet, die neben dem BIT Unterstützung leistete.

Mit der sukzessiven Ablösung von FOLIA in den Gerichten NRWs wandelte sich unsere Arbeit an der Fachhochschule weiter. Über die Jahre gingen abgeordnete Kollegen an ihre Stammdienststellen zurück. Wir – die an der Fachhochschule angesiedelten Kollegen – übernahmen zum Teil neue, zum Teil aber auch wieder unsere früheren Aufgabengebiete (Lehrtätigkeit/ Verwaltungsaufgaben).

Insgesamt war es eine sehr interessante und lehrreiche Zeit, auf die ich sehr gerne zurückblicke.

Alexandra Zimmermann

Dozentin an der Hochschule der Justiz Nordrhein-Westfalen